JAびほくについて

情報保護に関して

個人情報保護方針  (平成27年12月22日制定、平成29年5月30日最終改定)

 びほく農業協同組合(以下「当組合」といいます。)は、組合員・利用者等の皆様の個人情報を正しく取り扱うことが当組合の事業活動の基本であり社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。

  1. 関連法令等の遵守
     当組合は、個人情報を適正に取り扱うために、「個人情報の保護に関する法律」(以下「保護法」といいます。)その他、個人情報保護に関する関係諸法令及び個人情報保護委員会のガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
     個人情報とは、保護法第2条第1項、第2項に規定する、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下も同様とします。
     また、当組合は、特定個人情報を適正に取り扱うために、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号利用法」といいます。)その他、特定個人情報の適正な取扱いに関する関係諸法令及びガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
     特定個人情報とは、番号利用法第2条第8項に規定する、個人番号をその内容に含む個人情報をいい、以下も同様とします。
  2. 利用目的
     当組合は、個人情報の取扱いにおいて、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合及び法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用します。
     ただし、特定個人情報においては、利用目的を特定し、ご本人の同意の有無に関わらず、利用目的の範囲を超えた利用は行いません。
     ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下も同様とします。利用目的は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知し、又は公表します。
     ただし、ご本人から直接書面で取得する場合には、あらかじめ明示します。
  3. 適正取得
     当組合は、個人情報を取得する際、適正かつ適法な手段で取得いたします。
  4. 安全管理措置
     当組合は、取り扱う個人データ及び特定個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ従業者及び委託先を適正に監督します。
     個人データとは、保護法第2条第6項が規定する、個人情報データベース等(保護法第2条第4項)を構成する個人情報をいい、以下同様とします。
  5. 匿名加工情報の取扱い
     当組合は、匿名加工情報(保護法第2条第9項)の取扱いに関して消費者の安心感・信頼感を得られるよう、保護法の規定に従うほか、個人情報保護委員会のガイドライン、認定個人情報保護団体の個人情報保護指針等に則して、パーソナルデータの適正かつ効果的な活用を推進いたします。
  6. 第三者提供の制限
     当組合は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
     また、当組合は、番号利用法第19条各号により例外として扱われるべき場合を除き、ご本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しません。
  7. 機微(センシティブ)情報の取扱い
     当組合は、ご本人の機微(センシティブ)情報(要配慮個人情報並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療等に関する情報)については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意をいただいた場合等を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません。
  8. 開示・訂正等
     当組合は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
     保有個人データとは、保護法第2条第7項に規定するデータをいいます。
  9. 苦情窓口
     当組合は、個人情報につき、ご本人からの質問・苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。
  10. 継続的改善
     当組合は、個人情報について、適正な内部監査を実施するなどして、本保護方針の継続的な改善に努めます。

以上

個人情報保護法等に基づく公表事項等  (2005年4月1日制定、平成29年5月30日最終改定)

 個人情報保護に関する法律等に基づき、公表又は本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項及び業界団体の自主ルールにより公表すべきこととしている事項を、以下に掲載させていただきますので、ご覧くださいますようお願い申し上げます(用語等は当農業協同組合(以下「当組合」といいます。)の個人情報保護方針と同一です)。

1.当組合が取り扱う個人情報の利用目的 (個人情報保護法第18条1項関係)
 次のとおりです(後記3以下も併せてご覧ください)。なお、個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。

事業分野利用目的
信用事業
(注1)
  • 金融商品・サービス利用申込の受付
  • 本人の確認
  • 利用資格等の確認
  • 金融商品・サービスの提供に係る妥当性の判断
  • 契約の締結、維持管理及び事後の管理
  • 契約等に基づく義務の履行・権利の行使
  • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 受託業務の遂行
  • 当組合が提供する商品・サービス(注2)に関する各種の情報のご提供等
  • 年金友の会関する運営管理・情報提供等
うち与信業務
(信用事業以外の与信を含む)
  • 融資等の申込の受付
  • 本人の確認、利用資格等の確認
  • 金融商品・サービスの提供に係る妥当性の判断
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 契約等に基づく義務の履行・権利の行使
  • 当組合が加盟する個人信用情報機関への提供
  • 信用保証機関・提携先の保険会社等への提供
  • 受託業務の遂行
  • 当組合が提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
共済事業
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 共済契約引受の判断
  • 共済契約の継続・維持管理
  • 共済金等の支払い
  • 約款等に定める契約の履行その他契約者サービス
  • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 共済友の会に関する運営管理・情報提供等
損害保険代理業
  • 損害保険契約の勧誘、募集、締結等
購買事業
(注3)
  • 申込の受付
  • 注文品等の配達・配送その他契約の締結・履行
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
(LPガス販売)
  • 申込の受付
  • LPガスの供給を行うために利用
  • LPガスの設備工事を行うために利用
  • LPガスの供給を開始する際の設備の点検や調査
  • 容器、調整機、バルブ、供給管等の外観点検
  • ガス漏れ試験、ガス器具や給排気設備の調査
  • LPガスの使用上の注意等を示したパンフレットの公布
  • お客様からの災害発生などの連絡に対して迅速な措置を行うために利用
  • お客様からの災害発生などの連絡に対して、他の保安機関に依頼するために利用
  • ガス機器、警報機器等の販売、設置、修理・点検、アフターサービス
  • LPガス供給に関するサービス、製品等のお知らせ、案内、調査・データ分析
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
(SS事業)
  • ガソリン、灯油、重油等の供給を行うために利用
  • 給油所POSカード等の申込み・処理に利用
  • 当組合の車検整備部門が定期点検・車検のお知らせを行うために利用
  • ガソリン、灯油、重油等・サービス、製品等のお知らせ、キャンペーン、セール案内、調査・データ分析
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
(農機事業)
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 農業機械保有カードの管理
農畜産物委託販売事業
(注4)
  • 申込の受付
  • 契約の締結・契約に基づくサービスの提供
  • 業務遂行に必要な範囲で行う関係団体・提携企業等への提供
  • 費用・販売代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
農作業受託事業
(注5)
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
受託農業経営事業
(注6)
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
営農指導
  • 経営の指導その他それに付帯するサービスの提供
  • 経費の賦課
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 生産組合・生産部会・各種協議会等に関する運営管理・情報提供等
  • 農業後継者の育成
(生産履歴記帳運動)
  • 生産計画の確認と営農指導のため
  • 生産履歴の確認のため
  • 農業改良普及センターへの情報提供
  • 商談、商品PR、クレーム対応を目的した取引先への情報提供
  • 認証機関への情報提供
  • 商品PRを目的とした消費者への情報提供
特定農地貸付事業
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用、代金の請求、決済
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 会議、催事等のご通知、ご案内
  • 当組合が提供する商品、サービスに関する各種の情報のご提供等
加工事業
(注7)
  • 申込の受付
  • 食品安全管理及び雇用管理
  • 費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
宅地等供給事業
(注8)
  • 賃貸住宅事業のご提案と事業実施
  • 土地有効利用のご提案と事業実施
  • 戸建住宅・リフォーム・白蟻防除のご提案と事業実施
  • 賃貸住宅等の運営管理事業のご提案と事業実施
  • 市民農園等のご提案と事業実施
  • 提携企業等の各種商品やサービスの提案と事業実施
  • お客様との取引を適切かつ円滑に履行するため
  • 業務遂行に必要な範囲内での提携企業への情報提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
福祉・介護事業
  • 申込の受付
  • 介護サービスの利用者等に提供する介護サービス
  • 介護保険事務
  • 介護サービスの利用者に係る事業所等の管理運営業務(入退所等の管理・会計・経理・事故等の報告・介護サービスの向上)
  • 当該利用者に居宅サービスを提供する他の居宅サービス事業者や居宅介護支援事業所等との連携や照会への回答
  • 家族等への心身の状況説明
  • 審査支払機関へのレセプトの提出
  • 審査支払機関又は保険者からの照会への回答
  • 損害賠償などに係る共済連等への相談又は届出等
  • 介護サービスや業務の維持改善のための基礎資料
  • 学生の実習への協力
  • サービス提供困難時の事業者間の連絡、紹介等
  • 居宅介護支援事業者等との連携
  • 利用者が偽りその他不正な行為によって保険給付を受けている場合等市町村への通知
  • 利用者に病状の急変が生じた場合等の主治医への連絡等
  • 市町村による文書提出等の要求への対応
  • 厚生労働大臣又は都道府県知事による報告命令、帳簿書類等の提示命令等への対応
  • 都道府県知事による立入検査等
  • 市町村が行う利用者からの苦情に関する調査への協力等
  • 事故発生時の市町村への連絡
(児童福祉事業(保育所))
  • 申込の受付
  • 契約の締結・維持管理
  • 契約に基づくサービスの提供及びそれに伴うご家族等への連絡
  • 費用・代金の請求・決済等
冠婚葬祭業
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
自動車等整備業
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • ユーザーカードの管理
各種物品賃貸業
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
生活指導事業
  • 生活改善指導とそれに付帯するサービスの提供
  • 経費の賦課、費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
旅行事業
  • 旅行契約の締結
  • 契約等に基づく義務の履行・権利の行使
  • 上記義務の履行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報の提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
家の光事業
  • 申込の受付
  • 契約の締結、維持管理
  • 契約に基づく商品・サービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報の提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
受託業務
(注9)
  • 委託先との契約に基づく業務の遂行
組合員管理
  • 会議・総会・催事等のご通知・ご案内
  • 組合員資格の管理
  • 総代及び役員選出の管理
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
採用・雇用管理
  • 採用の可否の判断
  • 採用後の処遇、キャリア開発、人事考課、諸手当、福利厚生等の決定
  • 採用後の健康保険組合等関係機関・団体への提供
  • 身元保証人等に対する当組合からのご通知・ご連絡等
  • (注1)日本標準産業分類の農林水産金融業に相当する事業
  • (注2)当組合が提供する商品・サービスとは、当組合が行っている全ての事業に係る商品・サービスをいい、以下の各項目において同じです。
  • (注3)同分類の各種の小売業に相当する事業
  • (注4)同分類の農畜産物卸売業に相当する事業
  • (注5)同分類の農業サービス業に相当する事業
  • (注6)同上
  • (注7)同分類の食料品製造業の各事業に相当する事業
  • (注8)同分類の不動産取引業(土地・建物売買業、不動産代理・仲介業、不動産賃貸業・管理業、駐車場業)に相当する事業
  • (注9)受託業務には、JATA個人情報取扱いガイドラインに示されたように、受託業務で取得する個人情報を、自己の利用目的で利用する場合、本人へ利用目的を通知・公表する為に示しております。
○ 特定個人情報を取得する際の利用目的
事務の名称利用目的
組合員等に係る個人番号関係事務
  • 出資配当金に関する支払調書作成事務
  • 金融サービスに関する支払調書等作成事務
    (信用事業に関するもの)
  • 共済契約に関する支払調書作成事務
    (共済事業に関するもの)
取引先等に係る個人番号関係事務
  • 報酬・料金等に関する支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
従業員等に係る個人番号関係事務
  • 源泉徴収票作成事務
  • 財形届出事務
  • 雇用保険届出事務
  • 健康保険・厚生年金保険届出事務

2.当組合が取り扱う保有個人データに関する事項(個人情報保護法第27条第1項関係)

次のとおりです。

(1)当該個人情報取扱事業者(当組合)の名称 びほく農業協同組合

(2)すべての保有個人データの利用目的

データベース等の種類 利用目的
組合員名簿
  • 会議・総会・催事のご通知・ご連絡
  • 組合員資格の管理
  • 総代及び役員選出の管理
  • 組合員その他の利害関係の閲覧請求への対応
  • 経費の賦課
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
信用事業に関するデータベース
  • 金融商品・サービス利用申込の受付
  • 本人の確認
  • 利用資格等の確認
  • 契約の締結
  • 契約等に基づく義務の履行・権利の行使
  • 市場調査及び当組合の提供する商品・サービスの開発・研究
  • 当組合が提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定・決算事務等を含む)
  • 当組合が加盟する個人信用情報機関への提供
  • 信用保証機関・提携先の保険会社等への提供
  • 当組合が提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 年金友の会に関する運営管理・情報提供等
共済事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 共済契約引受の判断
  • 共済契約の継続・維持管理
  • 共済金等の支払い
  • 約款等に定める契約の履行その他対契約者サービス
  • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 共済友の会に関する運営管理・情報提供等
損害保険代理業に関するデータベース
  • 損害保険契約の勧誘、募集、締結等
購買事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 注文品等の配達・配送その他契約の締結・履行
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
(LPガス販売に関するデータベース)
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • LPガスの供給を行うために利用
  • LPガスの設備工事を行うために利用
  • LPガスの供給を開始する際の設備の点検や調査
  • 容器、調整機、バルブ、供給管等の外観点検
  • ガス漏れ試験、ガス器具や給排気設備の調査
  • LPガスの使用上の注意等を示したパンフレットの公布
  • お客様からの災害発生などの連絡に対して迅速な措置を行うために利用
  • お客様からの災害発生などの連絡に対して、他の保安機関に依頼するために利用
  • ガス機器、警報機器等の販売、設置、修理・点検、アフターサービス
  • LPガス供給に関するサービス、製品等のお知らせ、案内、調査・データ分析
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
(SS事業に関するデータベース)
  • 本人の確認
  • 給油所POSカード等の申込み・処理に利用
  • ガソリン、灯油、重油等の供給を行うために利用
  • 当組合の車検整備部門が定期点検・車検のお知らせを行うために利用
  • ガソリン、灯油、重油等・サービス、製品等のお知らせ、案内、調査・データ分析
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
(農機事業)
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 農業機械保有カードの管理
販売事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結・契約に基づくサービスの提供
  • 業務遂行に必要な範囲で行う関係団体・提携企業等への提供
  • 費用・販売代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
営農・農作業受託事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
営農指導に関するデータベース
  • 経営の指導その他それに付帯するサービスの提供
  • 本人の確認
  • 経費の賦課
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 生産組合・生産部会・各種協議会等に関する運営管理・情報提供等
  • 農業後継者の育成
特定農地貸付事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用、代金の請求、決済
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 会議、催物等のご通知、ご案内
  • 当組合が提供する商品、サービスに関する各種の情報のご提供等
(生産履歴記帳運動に関するデータベース)
  • 本人の確認
  • 生産計画の確認と営農指導のため
  • 生産履歴の確認のため
  • 農業改良普及センターへの情報提供
  • 商談、商品PR、クレーム対応を目的した取引先への情報提供
  • 認証機関への情報提供
  • 商品PRを目的とした消費者への情報提供
加工事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 食品安全管理及び雇用管理
  • 費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
宅地等供給事業に関するデータベース
  • 申込みの受付
  • 本人の確認
  • 賃貸住宅事業のご提案と事業実施
  • 土地有効利用のご提案と事業実施
  • 戸建住宅・リフォーム・白蟻防除のご提案と事業実施
  • 賃貸住宅等の運営管理事業のご提案と事業実施
  • 市民農園等のご提案と事業実施
  • 提携企業等の各種商品やサービスの提案と事業実施
  • お客様との取引を適切かつ円滑に履行するため
  • 業務遂行に必要な範囲内での提携企業への情報提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
福祉・介護事業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 介護サービスの利用者等に提供する介護サービス
  • 本人の確認
  • 介護保険事務
  • 介護サービスの利用者に係る事業所等の管理運営業務(入退所等の管理・会計・経理・事故等の報告・介護サービスの向上)
  • 当該利用者に居宅サービスを提供する他の居宅サービス事業者や居宅介護支援事業所等との連携や照会への回答
  • 家族等への心身の状況説明
  • 審査支払機関へのレセプトの提出
  • 審査支払機関又は保険者からの照会への回答
  • 損害賠償などに係る共済連等への相談又は届出等
  • 介護サービスや業務の維持改善のための基礎資料
  • 学生の実習への協力
  • サービス提供困難時の事業者間の連絡、紹介等
  • 居宅介護支援事業者等との連携
  • 利用者が偽りその他不正な行為によって保険給付を受けている場合等市町村への通知
  • 利用者に病状の急変が生じた場合等の主治医への連絡等
  • 市町村による文書提出等の要求への対応
  • 厚生労働大臣又は都道府県知事による報告命令、帳簿書類等の提示命令等への対応
  • 都道府県知事による立入検査等
  • 市町村が行う利用者からの苦情に関する調査への協力等
  • 事故発生時の市町村への連絡
冠婚葬祭業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
自動車等整備業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等・与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
  • ユーザーカードの管理
各種物品賃貸業に関するデータベース
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結
  • 契約に基づくサービスの提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
生活指導に関するデータベース
  • 生活改善指導とそれに付帯するサービスの提供
  • 本人の確認
  • 経費の賦課、費用・代金の決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 女性部に関する運営管理・情報提供等
旅行事業に関するデータベース
  • 旅行契約の締結
  • 本人の確認
  • 契約等に基づく義務の履行・権利の行使
  • 上記義務の履行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 費用・代金の請求・決済
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等・与信の判断
  • 与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
農業新聞購読者名簿
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結・維持管理
  • 契約の履行その他対契約者サービス
  • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
家の光購読者名簿
  • 申込の受付
  • 本人の確認
  • 契約の締結・維持管理
  • 契約の履行その他対契約者サービス
  • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究
  • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  • 与信の判断・与信後の管理(資産査定決算事務等を含む)
統合情報データベース
  • 本人の確認
  • 与信の判断、契約の維持・管理(資産査定・決算事務等を含む)
  • 取引内容・履歴等の管理
  • 市場調査及び商品・サービスの開発・研究
  • 業務の遂行に必要な範囲で行う業務提携先等第三者への提供
  • 資産査定・決算事務等内部管理
  • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
採用・雇用管理に関するデータベース
  • 本人の確認
  • 採用の可否の判断
  • 採用後の処遇、キャリア開発、人事考課、諸手当、福利厚生等の決定
  • 採用後の健康保険組合等関係機関・団体への提供
  • 身元保証人等に対する当組合からのご通知・ご連絡等
個人番号に関するデータベース
  • 個人番号関係事務の実施

注)ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。

(3)開示等の求めに応じる手続

(i)開示等の求めのお申出先

 当組合の保有個人データに関する開示等のお求めは、次の窓口までお申出下さい。なお、お取引内容等に関するご照会は、最寄の各支店・本店のお取引窓口にお尋ね下さい。

窓口
木野山主幹支店高梁市津川町今津 873-1FAX 22-3944
落合主幹支店高梁市落合町阿部 2216-1FAX 22-3014
有漢主幹支店高梁市有漢町有漢 2447FAX 57-2941
成羽主幹支店高梁市成羽町下原 680FAX 42-4349
川上主幹支店高梁市川上町地頭 1780-2FAX 48-2807
備中主幹支店高梁市備中町長屋 28-1FAX 45-2224
賀陽主幹支店加賀郡吉備中央町田土 3932FAX 54-1848
大和支店加賀郡吉備中央町西 360-1FAX 55-5314
北房主幹支店真庭市上水田 5120FAX 52-2821

若しくは、

本店高梁市中原町 1383FAX 22-6074

(ii)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式

 この組合の保有個人データについての利用目的の通知及び本人からの開示の請求の受付については、支店において個人情報開示請求書(別紙1)もしくは、個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書(別紙2)を受け付けております。お客様の方で、やむを得ない事情がある場合には、郵送若しくはFAXでご送付ください。

 また、開示等請求に対するご通知は、郵送をもって示させていただきます。ただし、お客様が望む通知方法が別途ございましたら、窓口の方にご相談ください。

(ⅲ)本人請求又は代理人請求に必要な書類

本人または代理人による開示等請求を行う際は、個人情報開示請求書(別紙1)若しくは、個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書(別紙2)に加え、以下の書類をご提示ください。

1.本人

 なりすましによる情報漏えいを防止するため、開示等請求者が本人であることの確認を、以下のように行っております。ご協力お願い申し上げます。

1)来店による請求の場合

 窓口において、本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証、住民票(写し)、パスポート、年金手帳、実印及び印鑑証明(交付日より3ヶ月以内のもの)又は外国人登録証明書をご提示ください。

2)郵送又はFAXの場合

 郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しのほかに、住民票又は実印(個人情報開示請求書(別紙1)若しくは、個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書(別紙2)に押印してください)及び印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)を同封してください。

 FAXによる場合には、運転免許証又はパスポートの写しと実印(個人情報開示請求書(別紙1)若しくは、個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書(別紙2)に押印してください)及び印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)をご送付ください。

2.代理人

 代理人による開示等請求の受付は、来店によるものとしております。代理人及び代理人に依頼した本人の双方について、本人確認の方法と同様に、運転免許証、健康保険の被保険者証、住民票(写し)、パスポート、年金手帳、実印及び印鑑証明(交付日より3ヶ月以内のもの)又は外国人登録証明書をご提示して頂くことになります。ただし、代理人が弁護士である場合は、名刺・バッジの確認によって本人確認に代えさせて頂きます。

 また、代理人資格の確認については、以下の証明書により行っております。ご協力お願い申し上げます。

1)法定代理人の場合

 代理人に依頼した本人との続柄を証明できる住民票、若しくはその他代理人に依頼した本人との続柄を証明できるものをご提示ください。

2)任意代理人の場合

 本人の実印(個人情報開示請求書(別紙1)若しくは、個人情報の訂正・利用停止・消去等請求書(別紙2)に押印してください)及び印鑑証明書及び委任状(別紙3)をご提示ください。

(ⅳ)利用目的の通知又は開示を求める際の手数料の額及び徴収方法

 利用目的の通知及び開示の請求については、申し訳ありませんが、1件当たり1000円の事務手数料(消費税込み)を頂きます。ただし、当方の過失により開示した保有個人データに誤りがあった場合には、手数料は返還させていただきます。

 また、手数料は、請求が行われた際に、現金によって徴収させて頂きます。

(4)保有個人データの取扱いに関し当組合が設置する苦情のお申出先窓口

本店 コンプライアンス対策室

(5)当組合が対象事業者である認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決のお申出先

該当無し

3.個人信用情報機関及びその加盟会員による個人情報の提供・利用について

(1)当組合は、個人信用情報機関及びその加盟会員(当組合を含む。)による個人情報の提供・利用について、申込書・契約書等により、下記のとおり個人情報保護法第23条第1項に基づくお客様の同意をいただいております。

  1. 当組合が加盟する個人信用情報機関及び同機関と提携する個人信用情報機関にお客様の個人情報(当該各機関の加盟会員によって登録される契約内容、返済状況等の情報のほか、当該各機関によって登録される不渡情報、破産等の官報情報等を含む。)が登録されている場合には、当組合がそれを与信取引上の判断(返済能力又は転居先の調査をいう。ただし、農業協同組合及び農業協同組合連合会の信用事業に関する命令第14条の4等により、返済能力に関する情報については返済能力の調査の目的に限る。以下同じ。)のために利用すること。
  2. 下記の個人情報(その履歴を含む。)について、当組合が加盟する個人信用情報機関に登録され、同機関及び同機関と提携する個人信用情報機関の加盟会員が自己の与信取引上の判断のために利用すること。
    登録情報登録期間
    氏名、生年月日、性別、住所(本人への郵便不着の有無等を含む。)、電話番号、勤務先等の本人情報 下記の情報のいずれかが登録されている期間
    入金額、借入日、最終返済日等の契約の内容及びその返済状況(延滞、代位弁済、強制回収手続、解約、完済等の事実を含む。) 契約期間中及び契約終了日(完済していない場合は完済日)から5年を超えない期間
    組合が加盟する個人信用情報機関を利用した日及び契約又はその申込みの内容等 当該利用日から1年を超えない期間
    不渡情報 第1回目不渡は不渡発生日から6か月を超えない期間、取引停止処分は取引停止処分日から5年を超えない期間
    官報情報 破産手続開始決定等を受けた日から 10年を超えない期間
    登録情報に関する苦情を受け、調査中である旨 当該調査中の期間
    本人確認資料の紛失・盗難等の本人申告情報 本人から申告のあった日から5年を超えない期間

(2)当組合は、当組合が加盟する個人信用情報機関において、下記のとおり個人情報保護法第23条第4項第3号に基づく個人データの共同利用を行っております。ただし、個人情報保護法の全面施行(平成17年4月1日)後の契約については、前記(1)に記載のとおり、お客様の同意をいただいております。

  1. 共同利用される個人データの項目

    官報に掲載された情報(氏名、住所、破産等の旨、日付等)

  2. 共同利用者の範囲

    全国銀行個人信用情報センターの会員及び全国銀行協会

    (注)全国銀行個人信用情報センターは全国銀行協会が設置、運営する個人信用情報機関で、その加盟資格は次のとおりです。

    ア.全国銀行協会に正会員として加盟している銀行

    イ.上記ア以外の銀行又は法令によって銀行と同視される金融機関

    ウ.政府関係金融機関又はこれに準じるもの

    エ.信用保証協会法(昭和28年8月10日法律第196号)に基づいて設立された信用保証協会

    オ.個人に関する与信業務を営む法人で、上記アからウに該当する会員の推薦を受けたもの

  3. 利用目的

    全国銀行個人信用情報センター会員における自己の与信取引上の判断

  4. 個人データの管理について責任を有する者の名称

    全国銀行協会

(3)上記のほか、上記の個人情報は、その正確性・最新性維持、苦情処理、個人信用情報機関による加盟会員に対する規則遵守状況のモニタリング等の個人情報の保護と適正な利用の確保のために必要な範囲内において、個人信用情報機関及びその加盟会員によって相互に提供又は利用される場合があります。

(4)上記の個人信用情報機関は次のとおりです。各機関の加盟資格、会員名等は各機関のホームページに掲載されております。なお、個人信用情報機関に登録されている情報の開示は、各機関で行います。(当組合ではできません。)。

    • 全国銀行個人信用情報センター
      http://www.zenginkyo.or.jp/pcic/index.html
      〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-5-1
      Tel 03-3214-5020(携帯電話の場合)
      0120‐540‐558(フリーダイヤル)
      主に金融機関とその関係会社を会員とする個人信用情報機関
  1. 同機関と提携する個人信用情報機関
    • (株)日本信用情報機構
      http://www.jicc.co.jp
      〒101-0042 東京都千代田区神田東松下町41-1
      Tel 0570-055-955
      主に貸金業、クレジット事業、リース事業、保証事業、金融機関事業等の与信事業を営む企業を会員とする個人信用情報機関
    • (株)シー・アイ・シー
      http://www.cic.co.jp
      〒160-8375 東京都新宿区西新宿1-23-7新宿ファーストウエスト15階
      Tel 0120-810-414
      0570-666-414(携帯電話の場合)
      主に割賦販売等のクレジット事業を含む企業を会員とする個人信用情報機関

4.第三者提供に関するオプトアウト制度の事項(保護法第23条第2項関係)

該当無し

5.共同利用に関する事項(保護法第23条第5項第3号関係)

 保護法第23条第5項第3号は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨及び一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめご本人の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。

 この規定に基づき、当組合が共同して利用する場合については次のとおりです。

(1)全国共済農業協同組合連合会との間の共同利用

  1. 共同利用する個人データの項目
    • 氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、資産その他の基本情報
    • 共済契約内容、契約関係者氏名、告知内容、事故報告その他の共済契約関連情報
    • 決済口座、掛金払込、共済金等支払の取引内容その他の取引関連情報
    • その他共同利用する者の利用目的のために必要な情報
  2. 共同利用する者の範囲
    • 当組合及び全国共済農業協同組合連合会
  3. 共同利用する者の利用目的
    • 共済契約引受の判断
    • 共済契約の継続・維持管理
    • 共済金等の支払
    • 約款等に定める契約の履行その他契約者サービス
    • 市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究等
    • 業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
    • 当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
  4. 個人データの管理について責任を有する者
    • 当組合

(2)農林中央金庫との間の共同利用

  1. 共同利用するデータの項目
    • 氏名、性別、年齢、続柄、生年月日、住所、電話番号、職業、勤務先等
    • 借入金残高、貯金残高等、信用事業取引の内容がわかる情報等
  2. 共同して利用する者の範囲
    • 当組合
    • 農林中央金庫
  3. 共同利用する者の利用目的
    • JAバンクグループとしての金融機能不正利用防止に向けた取り組み
  4. 個人データの管理について責任を有する者
    • 当組合

(3)岡山県農業信用基金協会等との共同利用

  1. 共同利用する個人データの項目
    • 氏名、性別、年齢、続柄、生年月日、住所、電話番号、職業、勤務先、家族構成、住居状況等の属性に関する情報
    • 契約の種類、申込日、契約日、商品名、契約額、毎月の支払金額、支払方法、振替口座等の契約に関する情報
    • 支払開始後の利用残高、月々の支払状況等取引の現状及び履歴に関する情報(代位弁済後の求償権、裁判・調停等により確定した権利、完済等により消滅した権利及びこれらの権利に付随した一切の権利等に関する情報を含む。)
    • 支払能力を調査するため、又は支払途上における支払能力を調査するための資産、負債、収入、支出、事業の計画・実績及び下記②に掲げる共同利用先との取引状況に関する情報
    • 取引上必要な、本人・資格の確認の提示等を受けた運転免許証、パスポート、住民票の写し又は記載事項証明書等により得た本人・資格確認のための情報(センシティブ情報を除く。)
  2. 共同して利用する者の範囲
    • 当組合、岡山県農業信用基金協会、一般社団法人岡山県農協信用保証センター、独立行政法人農林漁業信用基金及び一般社団法人全国農協保証センター
  3. 共同利用する者の利用目的
    • 借入契約及び債務保証委託契約に関連する全ての与信判断ならびに与信後の管理
    • 代位弁済後の求償権の管理
    • 裁判・調停等により確定した権利の管理
    • 完済等により消滅した権利の管理
    • 上記権利に付随した一切の権利等に関する管理
  4. 個人データの管理について責任を有する者
    • 当組合

(4)岡山県農協信用保証センター等との共同利用

  1. 共同利用するデータの項目
    • 氏名、性別、年齢、続柄、生年月日、電話番号、職業、勤務先、家族構成、住居状況等の属性に関する情報(変更が生じた場合の変更後の情報を含む)
    • 契約の種類、申込日、契約日、商品名、契約額、毎月の支払金額、支払方法、振替口座等の契約に関する情報
    • 支払能力を調査するため、又は支払途上における支払能力を調査するため、資産、負債、収入、支出、事業の計画・実績及び共同利用先との取引状況に関する情報又はこれらを証する書類に基づく情報
    • 取引上必要な本人・資格の確認の掲示等を受けた、運転免許証、パスポート、住民票の写し又は記載事項証明書等により得た本人・資格確認のための情報(センシティブ情報を除く)
  2. 共同して利用する者の範囲
    • 当組合、岡山県農協信用保証センター、全国農協保証センター
  3. 共同利用する者の利用目的
    • 本人確認
    • 借入契約及び債務保証委託契約に関連する全ての与信判断ならびに与信後の管理
    • 代位弁済後の求償権の管理
    • 裁判・調停等により確定した権利の管理
    • 調査、お知らせ、融資商品・サービスの開発
    • 融資、再保証を行う融資機関、信用補完機関への情報提供
    • 個人信用情報機関への情報提供
    • 完済等により消滅した権利の管理
    • 契約の解除及び解除後の事後管理
    • その他本人との取引を円滑に行うための管理
  4. 個人データの管理について責任を有する者
    • 当組合

(5)手形交換所等との共同利用

 手形・小切手が不渡となりますと、手形所持人や取引銀行等に多くの弊害を与えることになります。

 このため、手形・小切手の円滑な流通を確保する等の観点から、手形・小切手が不渡となり、取引停止処分となったときは、一定期間取引を差し控える等の措置をとっております。

 つきましては、不渡となった手形・小切手の振出人又は引受人であるお客様及び当座取引開始をご相談されたお客様の個人データについては、手形交換所等に提供され、参加金融機関等で下記①に掲げる情報の還元や当座取引開設のご相談時の取引停止処分者の照会において共同利用を行っておりますので、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます。

  1. 共同利用する個人データの項目

     不渡となった手形・小切手の振出人(為替手形については引受人です。以下同じです。)及び当座取引開設の依頼者に係る情報で、次のとおりです。

    • 当該振出人の氏名(法人については名称・代表者名・代表者肩書)
    • 当該振出人について屋号があれば、当該屋号
    • 住所(法人については所在地)(郵便番号を含みます。)
    • 当座取引開設の依頼者の氏名(法人については名称・代表者名・代表者肩書。屋号があれば当該屋号)
    • 生年月日
    • 職業
    • 資本金(法人の場合に限ります。)
    • 当該手形・小切手の種類及び額面金額
    • 不渡報告(第1回目不渡)又は取引停止報告(取引停止処分)の別
    • 交換日(呈示日)
    • 支払金融機関(部・支店名を含みます。)
    • 持出金融機関(部・支店名を含みます。)
    • 不渡事由
    • 取引停止処分を受けた年月日
    • 不渡となった手形・小切手の支払金融機関(店舗)が参加している手形交換所及び当該手形交換所が属する銀行協会

    (注)不渡となった手形・小切手に記載されている情報が支払金融機関に届けられている情報と相違している場合には、当該手形・小切手に記載されている情報を含みます。

  2. 共同して利用する者の範囲

     各地手形交換所、各地手形交換所の参加金融機関、全国銀行協会が設置・運営している全国銀行個人情報信用情報センター及び全国銀行協会の特別会員である各地銀行協会(各地銀行協会の取引停止処分者照会センターを含みます。)
    (注)共同利用者の範囲の詳細につきましては、全国銀行協会のホームページhttp://www.zenginkyo.or.jp/abstract/clearing/をご覧下さい。

  3. 共同利用する者の利用目的

     手形・小切手の円滑な流通の確保及び金融機関における自己の与信取引上の判断

  4. 個人データの管理について責任を有する者

     不渡となった手形・小切手の支払銀行(店舗)が参加している手形交換所が所在する地域の銀行協会

6.当組合が作成した匿名加工情報に関する事項(保護法第36条第3項関係)

 該当なし

7.個人情報の主な取得元及び外部委託している主な業務

 該当なし

8.備考

 当組合が、ご本人への通知、ご利用約款等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先させていただきますことにつき、ご了承ください。

以上

個人情報の開示等に関する手続規程

(目的)
第1条 この規程は,個人情報取扱規程第32条の規定に基づき,当組合の保有個人データについての本人等からの開示の請求及び訂正等の求めに応ずるための手続等を定める。
(受付窓口及び受付時間)
第2条 個人情報の開示を受け付ける窓口は,下記のとおりとする。
窓口店所在地
本店営業課高梁市中原町1383
木野山主幹支店高梁市津川町今津873-1
落合主幹支店高梁市落合町阿部2216-1
有漢主幹支店高梁市有漢町有漢2447
成羽主幹支店高梁市成羽町下原680
川上主幹支店高梁市川上町地頭1780-2
備中主幹支店高梁市備中町長屋28
賀陽主幹支店加賀郡吉備中央町田土3932
大和支店加賀郡吉備中央町西360-1
北房主幹支店真庭市上水田5120
(2)受付の時間は,営業日の午前9時から午後5時までとする。
(利用目的の通知及び開示の申込の受付)
第3条 この組合の保有個人データについての利用目的の通知及び本人からの開示の請求の受付については,受付窓口において受け付けることを原則とし,やむを得ない事情がある場合には,書面により郵送若しくはFAXで受け付けることができる。
(2)前項の請求の受付にあたっては,本人から別紙1の請求書の提出を求めるものとする。
(3)代理人による請求については,第5条の規定にもとづき代理人資格の確認を求める。
(本人の確認)
第4条 なりすましによる情報の漏えいを防止するため,次により開示等請求者の本人確認を行う。なお,電話等による開示等の求めがあった場合には,来店又は郵送若しくはFAXによる請求等を求める。
  1. 来店による請求の場合
    窓口において直接的に本人であることを証明できる運転免許証,健康保険の被保険者証,写真付住民基本台帳カード,旅券(パスポート),年金手帳,実印及び印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの),個人番号カード又は在留カードの提示を求める。
  2. 郵送又はFAXの場合
     郵送の場合には,運転免許証又はパスポートの写しのほかに,請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の同封を求める。
     FAXによる場合には,運転免許証又はパスポートの写しと請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の写しの送付を求める。
(代理人資格の確認)
第5条 代理人による請求の受付は,来店によるものとし,この場合には本人及び代理人双方につき,前条の本人確認の方法により確認を行う。ただし,代理人が弁護士の場合には,名刺・バッジを確認のうえ,登録番号を控えることによることができる。
(2)代理人資格の確認については,以下の証明書に基づきこれを行う。
  1. 法定代理人の場合
    請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの
  2. 任意代理人の場合
    本人の印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)付きの請求書及び委任状
(開示の方法)
第6条 請求に基づく組合からの通知は,原則として,請求のあった日から10営業日以内を目途に所定の様式(別紙3)に基づき郵送の方法によりこれを行う。ただし,本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。
(訂正等,利用停止,消去)
第7条 組合から開示された個人データにつき,訂正等(追加・変更・削除という。以下同じ。),利用停止及び消去の請求があった場合には,その処理の結果等につき原則として,請求のあった日から30営業日以内を目途に所定の様式(別紙4~6)に基づき郵送の方法により通知するものとする。本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。
(2)前項の請求(様式:別紙2)及び本人確認の手続については,第2条,第4条及び第5条に準ずる。なお,本人の個人データを当組合は保有していることが明らかで,その訂正等,利用停止又は消去を求める場合の請求については,開示の請求を経ないで直ちに訂正等の請求を受け付けることができる。
(資料等の提供の求め)
第8条 前条の規定に基づき,本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により,当該保有個人データの内容の訂正等を求められた場合において,その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる。
(開示等の手数料)
第9条 利用目的の通知及び開示の請求については,1件当たり1000円の事務手数料(消費税込み)を徴するものとする。ただし,当方の過失により開示した個人データに誤りがあった場合には,収受した手数料を返還する。
(対応の記録)
第10条 保有個人データの開示請求,訂正等,利用停止及び消去の請求につき,窓口の担当者は次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ,所定の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに,当該記録は請求書及び回答書とともに10年間保管するものとする。
  1. 請求の内容
  2. 開示・訂正等した項目・内容
  3. 開示・訂正等をしなかった項目・内容と理由
  4. 本人及び代理人との交渉等の内容と経緯
  5. 今後特に問題となりそうな点がある場合の留意事項
  6. その他

附則

この規程は,平成17年4月1日から実施する。
この規程の改廃は,理事会の決議によって行う。
この規程の変更は,理事会の決議のあった日から効力を生ずる。

制定 平成17年4月1日
変更 平成22年9月28日
   平成24年2月28日
   平成27年12月22日
   平成28年2月27日
   平成29年5月30日

苦情等対応要領[ 経済・その他事業(含 個人情報)]

(目的)
第1条 この要領は,組合の経済・その他事業(信用・共済事業を除く。)に関して組合員等利用者(以下「利用者等」という。)からの相談・苦情等(個人情報に関する相談・苦情等含む。)を速やかに把握し,組織的に対応する体制を整えることにより,問題の円滑な解決を図るとともに,組合業務への反映・改善に役立て,利用者対応力を向上することを目的とする。
(対象となる相談・苦情等)
第2条 この要領の対象となる相談・苦情等は次のとおりとする。
 ただし,信用・共済事業に係る相談・苦情等については,それぞれ別に定める「JAバンク苦情等対応要領」並びに「JA共済苦情等対応要領」によるものとする。
  1. 問い合わせ・相談
     利用者等からの,一般的な問い合わせ・相談であって,次号の「要望・苦情」に該当する事案を除いたもの。
  2. 要望・苦情
     商品,サービスの内容または業務に関して,利用者等が組合に対して不満足(苦情の正当性の如何を問わない。)を表明してきたもの。
  3. 紛争
     前号の「要望・苦情」から発展して,利用者等との関係が明確な係争・利害対立関係を持つ状態になること。
  4. 個人情報
     組合が保有する個人情報(データベース等を含む。)の利用,提供,開示又は訂正等個人情報の取扱いに関すること。
     なお,個人情報の開示請求等に関するものは,「個人情報の開示等に関する手続規程」に定めるものとし,本要領の対象となる相談・苦情等に含めない。
  5. その他
     その他前各号に準ずる事項。
(申出人の範囲等)
第3条 相談・苦情等を受け付ける申出人の範囲は,利用者本人又はその代理人とし,当該代理人は原則として,親権者,相続人,法定後見人,弁護士等をいう。申出人は個人・組織・団体を問わない。
(2)本人確認が必要な場合には,「個人情報の開示等に関する手続規程」第4条(本人の確認)に定める方法により確認する。
(相談・苦情等対応体制)
第4条 相談・苦情等対応責任者は,各部署(第2項に定める相談・苦情等総括部署を除く。以下,同じ),各支店の部署長(コンプライアンス担当者と同一とする。)とする。
 また,相談・苦情等対応責任者は相談・苦情等対応記録簿等(以下,「記録簿」という。別記様式1,個人情報に関する相談・苦情等は別記様式1-2)の作成を行い,相談・苦情等総括部署への連絡・報告及び第4項に定める相談・苦情等総括責任者の指示に基づいて,相談・苦情等を申し出た利用者等への対応を行う。
 ただし,軽微な内容で相談・苦情等を受け付けた際に対応を完了した場合は,その対応状況を附して相談・苦情等総括部署に報告を行う。
(2)相談・苦情等総括部署は次のとおりとする。
  1. 経済事業に関する相談・苦情等  営農生産部,生活部,車輌燃料部
  2. その他事業,組合の運営等に関する相談・苦情等  企画総務部,コンプライアンス対策室
(3)相談・苦情等総括部署は次に定める業務を行う。
  1. 相談・苦情等対応の統括
  2. 第1項に定める相談・苦情等対応責任者から連絡・報告を受ける案件以外に直接利用者等から相談・苦情等を受け付ける窓口業務
  3. コンプライアンス統括部署への報告・協議
    ただし,緊急度が高い又は重要な問題を内包すると判断される案件に限る
    (注)第3号に定める案件は,将来訴訟に発展する可能性のある案件,当組合及び役職員に危害が及ぶと判断される案件等をいう。
(4)相談・苦情等総括責任者は当該部署の所属長とし,前項の業務を行う相談・苦情等総括担当者を選任するとともに相談・苦情等対応の最終的な責任を負う。
(5)コンプライアンス統括部署の業務は次のとおりとする。
  1. 信用・共済・経済事業に関する相談・苦情等以外の一切の相談・苦情等対応の総括
  2. 第3項第3号に定める報告・協議を受けた場合は,都度,組合長及び担当理事への報告
(相談・苦情等の受付と対応)
第5条 利用者等から相談・苦情等の申し出があった場合は,これを誠実に受け付け,当該相談・苦情等にかかる事情・事実関係等を調査するとともに,必要に応じて関係部署との連携を図り,相談・苦情等の迅速な解決に努める。
(2)相談・苦情等の受付・対応にあたっては公正,迅速,誠実に対応するとともに,利用者等から申し出内容・事情等を十分聞き取る等により,利用者等の正当な権利を損なうことのないよう注意しなければならない。
(相談・苦情等の記録と報告,保存)
第6条 相談・苦情等総括部署は,第4条第1項に定めるそれぞれの各部署,各支店の相談・苦情等対応責任者から報告のあった記録簿及び相談・苦情等総括部署が直接受け付けた相談・苦情等の記録簿は,解決が図られたものも含め,以下に定める事項等についてすべて記載のうえ保存する。
  1. 相談・苦情等の申出人及びその手段
  2. 相談・苦情等の内容と対応経過
  3. 結果と今後の留意事項
(2)各部署,各支店において解決していない未了案件(相談・苦情等総括部署から対応指示待機中の案件も含む。)は,解決後,相談・苦情等統括部署へ報告する。
(3)各部署,各支店の相談・苦情等受付部署は,完了案件(原本)と未了案件を区分してファイルを作成,管理する。
(4)第4条第3項第3号の定めのとおり,緊急度が高い又は重要な問題を内包すると判断される案件については,受付の都度速やかに相談・苦情等総括部署を通じてコンプライアンス統括部署へ報告・協議し,組合長・担当理事等へ報告する。
(5)記録簿原本は,適切に事後処理を遂行しているかを確認のうえ,相談・苦情等受付部署(記録簿作成部署)において10年保存とする。
(6)組合が受け付けた相談・苦情等に関する記録(関係者のプライバシー等に係るもの)は非公開とする。
(定期報告・常勤理事報告等)
第7条 相談・苦情等総括部署は,記録簿により四半期ごとに,「相談・苦情等対応状況について(定期報告)(別記様式2)」を作成し,コンプライアンス統括部署へ報告する。コンプライアンス統括部署はそれぞれの相談・苦情等総括部署の定期報告をとりまとめ,半期ごとに,企画総務・信用委員会及び内部監査部署へ報告する。
(2)相談・苦情等総括部署は,不適切な事後処理が行われていると判断される場合には都度,コンプライアンス統括部署へ報告し,コンプライアンス統括部署は企画総務・信用委員会及び内部監査部署へ報告する。
(3)報告を受けた企画総務・信用委員会は理事会へ報告するとともに監事へ直接報告する。
(相談・苦情等を反映した業務改善等への取組み)
第8条 コンプライアンス統括部署は必要により相談・苦情等総括部署と連携し,相談・苦情等の発生原因について調査するとともに,必要により要領の整備や業務処理方法の見直し等業務改善に取組む。
(2)コンプライアンス統括部署は,相談・苦情等総括部署からの報告に基づき,今後の苦情処理対応に資する資料を作成し,職員の利用者対応力の向上に努める。

附則

  1. この要領は,平成22年10月1日から施行する。
  2. この要領の改廃は,組合長が決定するものとする。
  3. この要領の変更は,平成26年11月19日から施行する。

特定個人情報取扱規程

第1章 総則

(目的)
第1条 この規程は,当組合の個人情報保護方針に基づく特定個人情報の取扱いの基本事項を定めたもので,特定個人情報の保護と適正な利用を図ることを目的とする。
 なお,当組合における個人情報の取扱いについては,「個人情報取扱規程」及びその下位規程に定めるものとし,個人情報のひとつである特定個人情報の取扱いがこれらの規程と異なる事項について,本規程で定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の定義は,当該各号に定めるところによる。
  1. 個人番号
     行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」という。)第2条第5項に規定する個人番号をいう。
  2. 特定個人情報
     番号法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。
  3. 特定個人情報ファイル
     番号法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
  4. 個人番号関係事務
     番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務をいう。

第2章 特定個人情報の取扱い

(特定個人情報を取り扱う事務の範囲)
第3条 当組合が特定個人情報を取り扱う事務の範囲は,番号法に基づき,次に掲げるものに限定する。
  1. 組合員等にかかる個人番号関係事務等
     出資配当金に関する支払調書作成事務
     金融サービスに関する支払調書等作成事務(信用事業に関するもの)
     共済契約に関する支払調書作成事務(共済事業に関するもの)
  2. 取引先等にかかる個人番号関係事務等
     報酬・料金等に関する支払調書作成事務
     不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
  3. 従業員等にかかる個人番号関係事務等
     源泉徴収票作成事務
     財形届出事務
     雇用保険届出事務
     健康保険・厚生年金保険届出事務
     労災保険届出事務
(特定個人情報等の範囲の明確化)
第4条 第3条に定める特定個人情報を取り扱う事務において,使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される個人情報の範囲は,以下に定める通りとする。
対象者個人番号関係事務等特定個人情報等の範囲
組合員等出資配当金に関する支払調書作成事務個人番号,組合員番号等
金融サービスに関する支払調書等作成事務
共済契約に関する支払調書作成事務
個人番号,顧客番号等
取引先等 報酬・料金等に関する支払調書作成事務
不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
個人番号,取引先番号等
従業員等 源泉徴収票作成事務
財形届出事務
雇用保険届出事務
健康保険・厚生年金保険届出事務
労災保険届出事務
個人番号,役職員番号等
(事務取扱担当者の明確化)
第5条 「個人情報取扱規程」に定める部門管理者(以下,「部門管理者」という。)は,第3条に定める事務に従事する事務取扱担当者を明確に定める。
(特定個人情報の利用目的の特定)
第6条 当組合が取得する特定個人情報の利用目的は,第3条に定めた事務の範囲内において,本人が,自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定するものとする。
(特定個人情報の利用の制限)
第7条 当組合における特定個人情報の利用は,第6条で特定した利用目的の範囲内において利用するものとする。
(2)当組合は,激甚災害時等に金銭の支払いを行う場合及び人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き,本人の同意があったとしても,利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第8条 特定個人情報ファイルは,第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限って作成することができ,この範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(提供の要求及び提供を求める時期)
第9条 当組合は,第3条に定める事務の実施に必要な範囲内及び国の機関が法令の定める事務を遂行することに協力する場合において,本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対し,個人番号の提供を求めることができる。
(2)個人番号の提供の求めは,個人番号関係事務が発生した時点で行うことが原則であるが,個人番号関係事務の発生が予測される場合には,契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができる。
(3)契約内容等から,個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には,個人番号の提供を求めてはならない。
(提供の求めの制限)
第10条 当組合は,第9条第1項に該当する場合を除き,個人番号の提供を求めてはならない。
(本人確認の実施)
第11条 当組合は,個人番号の提供を受けるにあたり,番号法第16条に定める方法により,本人確認を行わなければならない。本人確認の手続きについては,要領に定めるものとする。

第3章 特定個人情報の適正管理

(収集及び保管制限)
第12条 当組合は,第9条第1項で定めた範囲に限り,特定個人情報を収集,保管することができる。
(2)保管している特定個人情報が保管期間を経過した場合及び第3条の事務を遂行する必要がなくなった場合は,速やかに特定個人情報を廃棄,又は削除しなければならない。なお,保管を継続する場合は,その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除するものとする。
(安全管理措置)
第13条 当組合は,特定個人情報の漏えい,滅失又は毀損の防止等,特定個人情報の管理のため,必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならない。実施すべき安全管理措置については,「個人情報取扱規程」第16条の「個人データ」を「特定個人情報」と読み替えて適用するものとする。
(2)特定個人情報の運用状況及び取扱い状況にかかる安全管理措置の評価を定期的に行い,見直し及び改善を行うものとする。
(委託先の監督)
第14条 当組合は,個人番号の取扱いを含む業務を委託した者に対し,特定個人情報の適切な安全管理措置が講じられるよう,必要かつ適切な監督を行わなければならない。再委託,再々委託等についても同様とする。なお,委託先との契約に定めるべき事項については,要領に定めるものとする。
(第三者提供の制限)
第15条 当組合は,番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き,特定個人情報を第三者に提供してはならない。なお,「個人情報取扱規程」第19条に定める共同利用についても,ここで定める第三者提供と同様の取扱いとする。
(第三者提供の停止)
第16条 本人から,番号法第19条各号に違反して第三者に提供されているという理由によって,特定個人情報の第三者への提供の停止を求められた場合であって,その求めに理由があることが判明したときは,遅滞なく,当該特定個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。
(特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれが発覚した場合の対応)
第17条 特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれが発覚した場合の対応については,「個人情報取扱規程」第35条の「個人情報の取扱いに関して法違反又は法違反のおそれ」を「特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれ」と読み替えて適用する。
(2)特定個人情報の漏えいその他番号利用法違反又は番号利用法違反のおそれのうち,番号利用法第28条の4に規定する特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保にかかる重大な事態に該当する事案等については,個人情報保護委員会への報告をしなければならない。

附則

  1. この規程は,平成27年12月22日から実施する。
  2. この規程の改廃は,理事会の決議によって行う。
  3. この規程の変更は,理事会の決議のあった日から効力を生ずる。
制定 平成27年12月22日
変更 平成28年3月29日
   平成29年5月30日

情報セキュリティ基本方針  (平成27年12月22日 最終改定)

 びほく農業協同組合は、組合員・利用者等の皆様との信頼関係を強化し、より一層の安心とサービスを提供するため、組合内の情報およびお預かりした情報のセキュリティの確保と日々の改善に努めることが当組合の事業活動の基本であり、社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。

  1. 当組合は、情報資産を適正に取扱うため、コンピュータ犯罪に関する法律、不正アクセス行為の禁止に関する法律、IT基本法その他の情報セキュリティに関係する諸法令、および農林水産大臣をはじめ主務大臣の指導による義務を誠実に遵守します。
  2. 当組合は、情報の取扱い、情報システムならびに情報ネットワークの管理運用にあたり、適切な人的(組織的)・物理的・技術的安全管理措置を実施し、情報資産に対する不正な侵入、紛失、漏えい、改ざん、破壊、利用妨害等が発生しないよう努めます。
  3. 当組合は、情報セキュリティに関して、業務に従事する者の役割を定め、情報セキュリティ基本方針に基づき、組合全体で情報セキュリティを推進できる体制を維持します。
  4. 当組合は、万一、情報セキュリティを侵害するような事象が発生した場合、その原因を迅速に解明し、被害を最小限に止めるよう努めます。
  5. 当組合は、上記の活動を継続的に行うと同時に、新たな脅威にも対応できるよう、情報セキュリティマネジメントシステムを確立し、維持改善に努めます。

以上